Uspořádání tanečního večeru není nikterak složitá technologická záležitost. O to horší je to z právního či daňového pohledu u spolku. Hráli jsme reprodukovanou hudbu a nepoužívali jsme název ples, aby to nemátlo naše návštěvníky.
Mezi nejnáročnější operace z hlediska přípravy patří sestavení playlistu. Zde jsme vycházeli ze svých zkušeností z tanečních lekcí, kurzů, plesů a jiných podobných událostí. Je až překvapující, že popularita některých písní mezi návštěvníky přímo souvisí s místním tanečním mistrem u kterého probíhaly středoškolské taneční. U multigeneračních událostí pak nezapomeňte, že dobrá hudba se hrála, když jim bylo dvacet a všechno potom je neposlouchatelný šmejd.
My jsme pro přehrávání sestaveného playlistu použili platformou Spotify, samozřejmě v placené verzi a využili možnosti, kdy je možné obsluhovat druhé zařízení připojené ke stejnému účtu pomocí prvního. Proč? Hudební skříňka s vývodem vstupů nebyla v našem prostředí umístěna na vhodném místě a bezdrátové bluetooth připojení může být nespolehlivé v plném sálu. U vstupu přes sluchátkový konektor “jack” tedy leží telefon připojený na nabíječku s aplikací Spotify a staženým offline playlistem. DJ má pak u sebe na stolku tablet, kterým ovládá frontu skladeb a zařazuje skladby na přání.
Toto řešení jsme zvolili čistě proto, že jsme chtěli umístit pult obsluhy na jiné místo a proto, že se osvědčilo omezit fyzickou manipulaci s aparaturou včetně korekcí hlasitosti. Stále však platí, že je potřeba obsluhovat playlist opatrným přidáním písní do fronty, protože stisk pauzy nebo názvu skladby změní skokově právě přehrávanou skladbu na tanečním parketu a osazenstvo začíná po pár incidentech házet kryglama.
Zmínil jsem použití on-line systému a bezdrátového připojení. Je velmi vhodné mít organizátorská zařízení na jiné WiFi, než je určena návštěvníkům (je-li) nebo rovnou na mobilních datech. Jako záloha pak slouží hotspot z mého osobního telefonu, který si předem spáruji. Ostatně nepoužívám vlastní mobil pro žádnou roli na organizaci právě proto, že je to v nejhorším případě univerzální záloha. To byla ta snadná část.
Spotify upozorňuje a v licenčním ujednání uvádí, že jejich platformu lze používat jen pro osobní nekomerční použití. Vzhledem k jednorázovosti akce jsme tento problém zanedbali. Jde o technický přístup k písním, který se nevyřeší tím, že má DJ notebook plný někde stáhnutých MP3 skladeb nebo že má playlist vypálený na CDčku.
Co je potřeba řešit v českém prostředí je placení “výpalnému” Ochrannému svazu autorskému jak lze také nazvat spravedlivé “autorské odměny” za “veřejné provozování hudebních děl”. Prostudujte si jejich web, zařiďte se podle instrukcí a zejména u veřejně či místně známých akcích nespoléhejte na náhodu. Je zde oznamovací povinnost předem a po akci si přejí dodat playlist písní. Výhodné pro vás může být, má-li vaše zastřešující organizace všeobjímající dohodu s tímto svazem. Výše příspěvku se odvíjí podle počtu hostů, ceně vstupenky a typu skladeb. Za méně než 1000 Kč bez DPH to ovšem nebude.
Další systém, který jsme využili je platební platforma SumUp. Potřebovali jsme totiž terminály na platbu kartou. Spousta lidí, včetně mě, hotovost nenosí a umožnění platby kartou je prostě další povinností prodávajícího, chce-li být úspěšný. V praxi jde využívání naprosto čistě za věkovou skupinou zákazníků. Nadruhou stranu lidé, kteří milují hotovost jsou schopni chtít platit desetikorunové částky tisícovkou v první hodině akce. Hromady mincí po skončení jsou pak docela otravným artiklem k vytřídění, rozměnění a odnesení do banky. Pokud máte více než 100 kusů jednoho druhu je s vložením na účet spojen i poplatek. Poplatek za transakci kartou jsou 2 % a určitě se to vyplatí.
Používali jsme terminály SumUp Air, SumUp 3G a Tap&Pay (přes NFC na telefonu). Nikdo nepotřeboval platbu vložením do terminálu, všichni jenom pípali a nikdo nechtěl účtenku i když jsme ji měli možnost vytisknout (nebo zaslat SMS). SumUp umí i platební bránu, chcete-li prodávat vstupenky předem. Jestli o této možnosti uvažujete, registrujte se prosím přes můj doporučující odkaz jako poděkování.
Lépe se pracuje s terminálem 3G ve kterém je SIMka poskytovatele (nový model umí 5G, protože tyto sítě končí), kde se jenom naťuká částka a stačí přiložit. Air je trochu pomalý pro zadávání částky z telefonu. Nejlepší je mít tablet, na kterém jsou všechny položky z předem připraveného menu, a obsluha jen ťuká objednávky, které se samy spočítají a přes Bluetooth se objeví na terminálu. Když spojení selže, tak se snadno naťuká částka ručně.
Na ostatní stanoviště bez tabletu (vstup, výdej jídla, šatna) vám doporučuji si vytvořit různé zaměstnanecké účty v SumUpu. Budete pak ve výpisu vidět, odkud prodeje pocházejí.
Po zkušenostech s chaotickým vyúčtováním jsme zavedli systém, podle kterého úplně všechen výdej na baru jde přes kasu včetně platby hotovostí (za které se neplatí poplatek) a také organizátorskou spotřebu, což byly položky za 0 Kč. Druhý den ráno si pak vyjedete kompletní CSV seznam prodejů a není třeba nic řešit.
U SumUpu se nám stala jedna technická nepříjemnost. Dokupoval jsem terminály z druhé ruky a jeden z nich byl použitý na Slovensku a nechtěl přijímat platby v korunách. Na podpoře jsem se dozvěděl, že se při první aktivaci sváže zařízení s měnou a zemí, takže ho nelze použít jinde. Na druhou stranu české terminály si půjčujeme s jinou jednorázovou akcí a prostě je stačí přehlásit.
V záloze mělo pár organizátorů nainstalovanou apku SumUp na mobilech s NFC čipy, takže by byli schopni přijímat platbu přiložením karty na specifické místo v zadní části telefonu. Jen jsem to testoval. Nevypadá to moc důvěryhodně. Pro platební alternativu jsem měl vytištěné a zalaminované instrukce pro QR platbu bankovním převodem. Vstupenku tím pár lidí platilo.
Při přípravách se nenechte pohltit výše zmíněnými technikáliemi a věnujte se propagaci či přípravě programu, kterou si lidé pamatují povětšinou více než zmíněné “samozřejmosti“.
To jsou základní poznatky z akce, kterou jsme pořádali, a věřím, že může pomoci i někomu dalšímu v přípravě.
